Si tienes un negocio en España, es probable que ya hayas escuchado hablar de Verifactu.
¿Qué es realmente Verifactu?
VERI*FACTU es la denominación que recibe una de las modalidades de funcionamiento de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) previstas en el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. En esta modalidad, los registros de facturación se remiten a la Agencia Tributaria de forma automática y simultánea a su generación.
En la práctica, esto significa que tu software de gestión debe generar automáticamente un registro de facturación por cada factura emitida y conservarlo sin posibilidad de alteración posterior.
El Reglamento de requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF) establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos incluidos en su ámbito de aplicación. VERI*FACTU es una de las modalidades de funcionamiento previstas por este marco normativo, junto con la modalidad de conservación de los registros en el propio sistema emisor (modalidad no VERI*FACTU).
¿A quién afecta Verifactu?
La normativa afecta a los empresarios y profesionales incluidos en el ámbito de aplicación del Reglamento de requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación, con las exclusiones previstas en la propia normativa (entre otras, quienes ya están adscritos al Suministro Inmediato de Información o se encuentran en territorios forales). En términos generales, esto supone que afecta a la mayoría de autónomos y empresas que emiten facturas en España.
Riesgos y sanciones por usar programas no certificados o «Excel» para facturar
Muchos negocios siguen utilizando hojas de cálculo o programas de facturación antiguos que no cumplen con los requisitos técnicos de Verifactu. Esto ya no es solo una cuestión de comodidad: puede convertirse en un problema legal serio.
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria contempla sanciones específicas, tanto para quienes fabriquen o comercialicen sistemas informáticos que no cumplan los requisitos legales como para quienes utilicen, estando obligados a ello, sistemas no certificados. Entre los importes previstos se encuentran:
- Hasta 150.000 € por ejercicio económico para quienes fabriquen, produzcan o comercialicen sistemas informáticos que no cumplan los requisitos legales.
- 1.000 € por cada sistema comercializado sin la certificación (declaración responsable) exigida.
- 50.000 € por ejercicio para quienes tengan en uso un sistema no ajustado a la normativa, estando obligados a certificarlo.
- Además de estas sanciones económicas, un sistema no conforme puede provocar pérdida de trazabilidad fiscal y complicar cualquier inspección o requerimiento de la Agencia Tributaria.
Requisitos clave que debe cumplir tu software de gestión
Para adaptarse a Verifactu, un programa de facturación debe incorporar una serie de funcionalidades técnicas específicas. Estos son los requisitos más importantes que debes verificar:
- Declaración responsable del fabricante: el productor del sistema debe certificar, mediante una declaración responsable visible en el propio sistema, que este cumple los requisitos establecidos por la normativa (no existe un registro u homologación general del software por parte de la Agencia Tributaria).
- Registro de facturación con huella digital (hash): cada factura debe generar un registro que incorpore un código hash que impida su alteración posterior sin dejar rastro.
- Código QR en las facturas: todas las facturas, completas o simplificadas, deben incluir un código QR, tanto si el sistema funciona en modalidad VERI*FACTU (para validar la factura) como en modalidad no VERI*FACTU (para comunicarla a la Agencia Tributaria).
- Conservación segura de los datos: los registros deben almacenarse de forma íntegra durante el periodo legalmente exigido.
¿Cuándo será obligatorio Verifactu?
Según los plazos vigentes en 2026, los sistemas informáticos de facturación deberán estar adaptados al Reglamento de requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades. Para el resto de obligados tributarios incluidos en el ámbito de aplicación, el plazo es antes del 1 de julio de 2027.
Cómo adaptar tu negocio sin cambiar toda tu operativa diaria
La buena noticia es que adaptarse a Verifactu no implica necesariamente reinventar la forma en que gestionas tu negocio. Con el software adecuado y un acompañamiento especializado, la transición puede ser rápida y sin interrupciones en tu actividad diaria.
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